将 Outlook 邮件保存为 PDF 是归档消息、将其附加到记录或与没有 Outlook 的人分享的标准方式。 Outlook 没有单一的"导出为 PDF"按钮，但 Windows 和 macOS 都有内置路径可生成干净的邮件 PDF — 包含标题、正文和附件列表。本指南涵盖单封邮件的路径和批量选项。

软件信息

软件: Microsoft Outlook
平台: Windows、macOS（Outlook for Mac）
版本: Office 2016 / 2019 / 365（2013 也可使用）
价格: 需要 Office 许可证（桌面版）。Outlook on the web 可通过浏览器打印为 PDF。
最后验证: 2026-09-06

IXPDF 与 Microsoft 无关联。这些步骤描述 Outlook 的内置功能；Microsoft 可能在未来版本中更改菜单路径。

为何将邮件保存为 PDF？

归档。 PDF 是自包含的 — 它捕获邮件在某一时间点的外观。邮箱中的邮件可能被编辑、删除或随账户过期。
与非 Outlook 用户分享。 PDF 可在任何浏览器中打开。转发邮件可行，但格式经常出错，且收件人会看到他们可能不想要的长线程。
法律和合规记录。 对于合同、审批和其他日后可能需要出示的消息，PDF 是不依赖邮件服务器的稳定记录。
附加到 CRM 或问题跟踪器。 许多系统接受 PDF 附件但不接受 .msg 或 .eml 文件。

如何在 Windows 上将单封邮件保存为 PDF

Windows 上的 Outlook 没有直接的邮件 Save As PDF。可靠路径是打印到内置的 Microsoft Print to PDF 打印机。

在 Outlook 中打开或选择邮件。（双击以在其自己的窗口中打开可获得最干净的结果。）
选择 File → Print，或按Ctrl+P。
在打印机下拉菜单中，选择 Microsoft Print to PDF。
选择 Memo 样式以获得干净的消息视图，或从列表打印多封邮件时选择Table 样式（单封邮件通常不需要）。
点击 Print。
出现 Save 对话框。选择位置和文件名，然后点击 Save。PDF 写入磁盘。

生成的 PDF 包含 From / Sent / To / Subject 标题和邮件正文。附件按名称列出但不包含在 PDF 中 — 这是设计如此，因为附件是单独的文件。如果也需要附件，请单独保存并使用合并工具合并。

如何在 macOS 上将单封邮件保存为 PDF

Outlook for Mac 有更直接的路径。

在 Outlook for Mac 中打开或选择邮件。
选择 File → Save As… 并选择 PDF 作为格式，或者选择 File → Print 然后在打印对话框中点击 PDF → Save as PDF。
选择位置和文件名，然后点击 Save。

Outlook on the web

如果你在浏览器中使用 Outlook，打开邮件，点击 Print（或打印机图标），然后在打印对话框中使用浏览器的 Save as PDF 选项。结果相同 — 邮件视图的 PDF。

批量导出：将多封邮件保存为 PDF

Outlook 没有内置的"将选定邮件导出为 PDF"按钮。对于少量以上的邮件，你有三个选项。

选项 1：选择多封邮件并打印

在列表中选择多封邮件（Ctrl+点击或 Shift+点击），然后File → Print → Microsoft Print to PDF 并使用 Table 样式。这会生成一个包含所有邮件的 PDF — 适合快速记录，但版式是表格而非完整邮件正文。要获得完整正文，使用 Memo 样式，但 Outlook 在 Memo 样式下每次打印作业只打印一封邮件，因此这不是真正的批量。

选项 2：保存为 .msg 或 .eml，然后转换

在 Windows 上，将选定邮件从 Outlook 拖到 File Explorer 中的文件夹 — 它们保存为 .msg 文件。然后使用批量转换器（如PowerShell脚本或 Adobe Acrobat Pro 等工具）将 .msg 文件转换为 PDF。设置较多但可扩展到数百封邮件。

选项 3：将邮箱导出为 .pst，然后处理

要归档整个文件夹，使用 File → Open & Export → Import/Export → Export to a file → Outlook Data File (.pst)。这会生成 .pst 归档 — 不是 PDF。要从 .pst 获取 PDF，需要第三方工具。对大多数用户来说，正确答案是归档.pst 本身，仅在需要时将特定邮件导出为 PDF。

PDF 包含什么 — 不包含什么

包含: From、Sent 日期、To、Cc、Subject 和邮件正文（文本和内嵌图像）。
列出但未嵌入: 附件文件名。PDF 显示"Attachments: report.pdf, photo.jpg"但不包含文件本身。
不包含: 邮件元数据，如 Message-ID、路由头或 Bcc 收件人。如果出于法律目的需要这些，请将邮件保存为 .eml 或 .msg — 这些格式保留完整邮件。

常见错误

从预览窗格打印而非打开邮件。预览窗格会截断长邮件。在打印前在其自己的窗口中打开邮件以获取完整正文。
期望附件在 PDF 中。它们不在。单独保存附件，如果需要单个文件则合并。
在带有巨大线程的转发邮件上使用 Print to PDF。PDF 包含邮件下方的整个线程。如果只想要最新邮件，在导出前仅将该部分复制到新邮件或文档。
忘记 PDF 是快照。如果邮件后来被编辑（罕见但在某些设置中可能）或被撤回，PDF 不受影响 — 它是你所见内容的记录。这通常是你想要的，但请注意 PDF 和实时邮件可能分叉。

IXPDF 本地替代方案 — 生成 PDF 之后

Outlook 生成邮件 PDF 后，IXPDF 可帮你完成后续工作 — 全部在浏览器中本地处理，无需上传：

合并 PDF — 将多封邮件 PDF 合并为一个归档文件。
压缩 PDF — 缩小带内嵌图像的邮件 PDF 以适应记录系统。
编辑元数据 — 在分享前清除 Outlook 设置的标题和作者字段。

你的文件永不离开你的设备。

打开合并 PDF