如何将 Word 文档保存为 PDF

将 Word 文档保存为 PDF 是共享已完成文档同时保留其布局的标准方式。Microsoft Word 在 Windows 和 macOS 上都有内置 PDF 导出 — 无需额外软件。本指南逐步讲解各平台的确切步骤，说明导出选项，并展示 PDF 创建后 IXPDF 能帮上忙的地方 — 全部本地处理，无需上传。

为何保存为 PDF 而不是发送 .docx？

Word 文档是工作文件 — 它被设计为可编辑。当你把 .docx 发给某人时，可能出现三个问题：

• 布局偏移。接收方的 Word 版本、默认字体或页面设置可能让文档重新流动。对你来说一页放得下的标题，对他们可能折到下一页。
• 可被编辑。如果你把合同或发票作为 .docx 发送，接收方可以修改文字。PDF 更难被意外编辑，并表明"这是最终版本"。
• 并非每个人都有 Word。PDF 可在任何浏览器或免费阅读器中打开。.docx 需要 Word、Pages、Google Docs 或 LibreOffice — 且各自的渲染略有不同。

PDF 完全保留你设计的布局，随处可打开，是与组织外人员共享已完成文档的正确格式。

如何在 Windows 上将 Word 文档保存为 PDF

1. 在 Microsoft Word 中打开文档。
2. 进入 File → Save As（或 File → Export→ Create PDF/XPS Document）。
3. 在 Save As 对话框中，选择位置并将 Save as type 下拉菜单改为PDF (*.pdf)。
4. 如需微调，点击 Options…：
   • 页面范围：导出所有页面或特定范围 （例如 1-5）。
   • 发布选项：Standard 为高质量（在线与打印），Minimum size 为更小文件（仅在线）。
   • 用于辅助功能的文档结构标签：保持勾选 — 它添加屏幕阅读器使用的标签，生成带标签的可访问 PDF。
5. 点击 Save。Word 将 PDF 写入磁盘。

如何在 macOS 上将 Word 文档保存为 PDF

Office for Mac 使用略有不同的菜单路径。结果相同 — 一份保留布局的带标签 PDF。

1. 在 Microsoft Word for Mac 中打开文档。
2. 选择 File → Export… 并点击Create PDF，或选择File → Save As… 并从 File Format 下拉菜单选择 PDF。
3. 选择 Best for printing（高质量）或Best for electronic distribution and accessibility（更小、为屏幕阅读器带标签）。第二个选项生成更可访问的 PDF，通常是正确的默认选择。
4. 点击 Export 或 Save。

导出选项详解

Standard 与 Minimum size

Standard 以全分辨率保留图像并嵌入字体 — 最适合打印和归档。Minimum size 对图像降采样并可能更激进地子集化字体 — 最适合邮件附件和网页上传。如果选择 Minimum size 后结果仍然好看，就用它；否则切回 Standard。

用密码加密

Windows 和 Mac 的导出对话框都提供 Encrypt the document with a password 选项。它为 PDF 添加用户密码 — 任何人打开都需输入密码。敏感文档请使用。注意 Word 的 PDF 加密强度因版本而异；高安全需求请优先使用专用工具。

嵌入字体

如果文档使用非标准字体（Windows/Mac 默认之外的任何字体），嵌入可确保 PDF 在各处显示一致。Word 在 Standard 导出中默认嵌入字体；Minimum size 可能会子集化。

常见错误

• 在 Windows 上使用 Print to PDF。 Microsoft Print to PDF 可用，但生成无文档结构的无标签 PDF。请改用 File → Save As → PDF — 它生成带标签的可访问 PDF。
• 为"保留可编辑性"发送 .docx，而实际上想要最终版本。如果你希望接收方编辑，发送 .docx。如果你希望他们按你的设计阅读，发送 PDF。
• 忘记嵌入字体。使用自定义字体的文档在没有该字体的机器上会显示错误。PDF 导出默认嵌入字体，但如果你为节省空间关闭了它，请在另一台机器上检查结果。
• 在显示修订的情况下导出。如果文档开启了 Track Changes，PDF 会显示标记。如果想要干净的 PDF，请在导出前接受或拒绝所有更改。